POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social

PCN POCIÓN S.A.S.

Número de identificación tributaria-NIT

902010904-8

Número de contacto

3162766666

Correo electrónico

callcenter@lapocion.com

1. INTRODUCCIÓN

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el compendio normativo del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones normativas que las modifiquen, adicionen, complementen o deroguen y demás disposiciones complementarias y será aplicada por PCN POCIÓN S.A.S., respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales, obtenidos de socios, clientes, proveedores, acreedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información.

Esta Política promueve una cultura de transparencia y confianza, permitiendo a todos los que interactúan con PCN POCIÓN S.A.S. comprendan y ejerzan sus derechos de protección de datos.

2. MARCO LEGAL

  • Artículo 15 de la Constitución Política.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
  • Decreto 1074 de 2015.
  • Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

3. GLOSARIO

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta tanto las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, como las siguientes, tal como se indican a continuación:

  1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  2. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  3. Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
  4. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquéllos que revelen el origen racial o étnica, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido política, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  5. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  6. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
  7. Registro Nacional de Bases de Datos: significa el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento, que operan en Colombia.
  8. Responsable del Tratamiento: Corresponde a la sociedad o la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las finalidades de las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
  10. Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información de los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  11. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
  12. Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que se debe otorgar a PCN POCIÓN S.A.S. para que ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su Política de Protección y Tratamiento de datos personales.
  13. Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento por parte de PCN POCIÓN S.A.S. esto teniendo en cuenta lo establecido en la presente Política de Protección y Tratamiento de datos personales.
  14. Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea consagrado por la constitución, la ley o la jurisprudencia como semiprivado, privado o sensible. Es decir que son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, en general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.
  15. Dato semiprivado: Debe entenderse por dato semiprivado aquel que, siendo un dato personal, es conocido y de interés solo para el titular de los datos y un determinado sector de personas o de la sociedad en general, pero sin ser privado, reservado o público.
  16. Dato privado: Debe entenderse por dato privado aquel dato personal que por su carácter reservado e íntimo es exclusivo de la esfera personal del titular.
  17. Aviso de privacidad: Entiéndase como la comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Protección y Tratamiento de datos personales que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales e información por parte de PCN POCIÓN S.A.S.

4. PRINCIPIOS

La presente política se regirá por los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: Los datos personales se tratarán conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que la revoquen o modifiquen.
  2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al (la) titular.
  3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del (la) titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: Se debe garantizar que la información sujeta a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: Se debe garantizar el derecho del (la) titular a obtener del (la) responsable del tratamiento o del (la) encargado(a) del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que la revoquen o modifiquen y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el (la) titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, no podrá estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva la información de los (las) titulares, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los (las) titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el (la) responsable del tratamiento o encargado(a) del tratamiento a que se refieren la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en los términos de la misma.

5. OBJETO

La presente política regula el ejercicio efectivo el tratamiento y uso de la información de carácter personal de los Titulares de los Datos Personales tratados por PCN POCIÓN S.A.S. a través de la fijación de parámetros claros de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la Compañía.

6. ALCANCE

La presente política aplica para el Tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos en las que PCN POCIÓN S.A.S. actúa en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento. Todas las actividades dentro de la compañía, relacionadas con la recolección y/o Tratamiento de bases de datos personales deben cumplir con lo establecido en el presente documento.

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

PCN POCIÓN S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida tal como aparece en el certificado de existencia y representación legal, identificada con número de NIT 902010904-8, con domicilio principal en la carrera 37 A #6-57 oficina 401-501 en Santiago de Cali, el departamento del Valle del Cauca, Colombia, con correo electrónico callcenter@lapocion.com y teléfono 3162766666.

8. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros supuestos, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por ellos(as).
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Universidad para el tratamiento de sus propios datos personales, salvo cuando tal autorización se encuentre excluida expresamente como requisito para dicho tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la compañía.
  4. Ser informados(as) por la Universidad o el (la) encargado(a) del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
  5. Acceder en forma gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento; y;
  6. Solicitar a la sociedad la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

PARÁGRAFO: La revocación de la autorización o la supresión de los datos personales podrán solicitarse respecto de la totalidad o una parte de los datos que comprende la autorización otorgada de que trata el presente documento, mas no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue. Así mismo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando:

  1. El (la) titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del (la) titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el (la) titular.

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley para que este sea obtenido: i) por escrito; ii) de forma oral o: iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Dicha conducta debe ser inequívoca de manera que no admita duda sobre la voluntad de autorizar el tratamiento. En ningún caso el silencio del titular podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información: i) el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; ii) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; iii) los derechos que le asisten al Titular; iv) La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos suministrados por el Titular.

10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

PCN POCIÓN S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

11. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Los Deberes de PCN POCIÓN S.A.S. en relación con el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, PCN POCIÓN S.A.S. se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

12. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.

El tratamiento de datos personales de niños y niñas que aplique PCN POCIÓN S.A.S., se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

  • I. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • II. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  • III. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:
    • Madurez
    • Autonomía
    • Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
    • Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

Los niños, niñas y adolescentes deben participar en la autorización de la recolección de sus datos y entender la finalidad para la cual fueron recolectados, sujeto a las limitaciones de edad y madurez, así como al principio de representación por parte de sus padres, representante o tutores.

Únicamente se recolectan y/o someten a tratamiento los datos de niños, niñas y adolescentes que sean estrictamente necesarios de acuerdo con la finalidad perseguida en cada caso. PCN POCIÓN S.A.S. estrictamente restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a los indispensables para prestación del servicio o tratamiento contratado.

Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, PCN POCIÓN S.A.S. deberá obtener el consentimiento previo y explícito del tratamiento de dichos datos por parte de sus padres, representantes o tutores.

PCN POCIÓN S.A.S. identificará los datos que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

  • Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de PCN POCIÓN S.A.S., en su calidad de EMPLEADORA y de trabajadores de proveedores de ésta.

13. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La información proporcionada por cada titular a PCN POCIÓN S.A.S. es requerida para tratar, recolectar, grabar, reproducir, adaptar, extraer, consolidar, procesar, transmitir, transferir, filtrar, almacenar, conservar y para cualquier otro requisito que sea necesario para el desarrollo de las actividades que realiza la sociedad, con las siguientes finalidades:

  1. La prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados con PCN POCIÓN S.A.S.
  2. Ser contactado para actualizaciones, renovaciones, ofrecimiento de productos y/o servicios.
  3. Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos, servicios y contenidos.
  4. Realizar estudios, segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias.
  5. Evaluar la calidad de los productos y servicios.
  6. En caso de cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de PCN POCIÓN S.A.S. informar a los titulares de datos personales a través del correo callcenter@lapocion.com
  7. Dar respuesta a las peticiones, consultas y quejas que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto a disposición PCN POCIÓN S.A.S. para hacer ejercicio del derecho de habeas data.
  8. Confrontar la información personal entregada por el titular con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación.
  9. Transferir o transmitir los datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

Como finalidades específicas para los diferentes titulares de información de carácter personal que se encuentran dentro de las bases de datos y archivos de PCN POCIÓN S.A.S., se encuentran las siguientes:

I. Accionistas

La compañía, realiza el tratamiento de datos personales de los accionistas para las siguientes finalidades:

  1. Atender requerimientos y realizar reportes a las entidades de Inspección, Vigilancia y Control
  2. Realizar operaciones financieras relacionadas con el pago de dividendos, honorarios, y otras relacionadas con rol
  3. Realizar auditorías externas e internas
  4. Atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o las personas autorizadas por este o la Ley
  5. Realizar el control y la prevención del terrorismo y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida de acuerdo a la normatividad aplicable
  6. Transmitir o transferir la información a un tercero (denominado Encargado o Responsable respectivamente) para el uso de plataformas tecnológicas y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de la sociedad
  7. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones corporativas, comerciales, tributarias y contables de la sociedad
  8. En general para todos los fines necesarios para la ejecución y desarrollo del objeto social de esta sociedad.

II. Clientes

  1. Registrarlo como cliente en nuestras bases de datos digitales y físicas.
  2. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de cliente de PCN POCIÓN S.A.S.
  3. Incorporar sus datos personales en facturas, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación comercial y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de PCN POCIÓN S.A.S., en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  4. Enviar por cualquier medio físico o electrónico, conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los productos prestados por PCN POCIÓN S.A.S.
  5. Procesar pedidos y transacciones.
  6. Mejorar nuestros productos y servicios mediante análisis y encuestas.
  7. Publicar contenido digital, audiovisual e impreso para todos los canales y medios de comunicación de los que PCN POCIÓN S.A.S. haga uso.

El titular del dato conoce y acepta que sus datos podrán ser utilizados para promover, enviar, elaborar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario de PCN POCIÓN S.A.S., mediante el envío de email, llamadas telefónicas o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación.

III. Trabajadores, practicantes y candidatos a vacantes laborales

PCN POCIÓN S.A.S. será responsable del manejo de datos personales proporcionados por los trabajadores y de igual forma del uso y la protección de éstos. Los datos personales que captamos de los trabajadores, practicantes y candidatos a vacantes laborales se utilizarán para:

  1. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante PCN POCIÓN S.A.S.
  2. Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador de PCN POCIÓN S.A.S.
  3. Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de LA EMPLEADORA (PCN POCIÓN S.A.S.) en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  4. Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que PCN POCIÓN S.A.S. cumpla su deber como empleador.
  5. Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que se hubiere celebrado.
  6. Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a PCN POCIÓN S.A.S. como causa del vínculo contractual laboral.
  7. Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el TRABAJADOR haya previamente autorizado.
  8. Evaluar el rendimiento y resultados derivados de la relación laboral.
  9. Realizar, de forma periódica, exámenes médicos de control, a fin de mantener actualizada la historia laboral y el estado de salud de los trabajadores.
  10. Llevar el registro de todas las actividades asociadas al sistema de seguridad y salud en el trabajo, tales como accidentes laborales, condiciones ergonómicas del puesto de trabajo, brigadas de emergencia, incapacidades médicas.
  11. Conformación, actualización, revisión y manejo de la base de los Empleados de la Compañía.
  12. Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, de la permanencia del trabajador en las instalaciones de PCN POCIÓN S.A.S. para poder identificar al mismo ante cualquier revisión o investigación que sea necesaria.
  13. Establecer mecanismos de seguridad para el acceso a las oficinas físicas y establecer las medidas pertinentes como cámaras de video-vigilancia, lectores biométricos y todas las que se apliquen.
  14. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones de índole civil, disciplinario, laboral, administrativo o penal, en sede judicial o prejudicial, para resolver requerimientos de información de las autoridades administrativas, aseguradoras, o autoridades judiciales involucradas en el marco de una investigación por la presunta comisión de delitos o hechos generadores de responsabilidad civil, administrativa, disciplinaria o laboral.

En lo que concierne a los candidatos a vacantes al interior de PCN POCIÓN S.A.S. se informa que los datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán tratados de acuerdo a las siguientes finalidades:

  1. Invitaciones a participar en procesos de selección y contratación de bienes y servicios.
  2. Administrar y operar, directamente o con el apoyo de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la validación y verificación de las referencias y la información suministrada para los estudios de seguridad.
  3. Llevar a cabo los trámites de afiliación y actualización de los deberes de seguridad social requeridos legalmente, tanto de los trabajadores como de sus familiares, tales como salud, pensión, administración de riesgos laborales, cajas de compensación etc.
  4. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante PCN POCIÓN S.A.S.
  5. Tratar los datos personales para realizar, −cuando sean requeridas− pruebas desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral.

IV. Proveedores y contratistas

Las finalidades de tratamiento de los datos serán las siguientes:

  1. Realizar el envío de invitaciones a participar en procesos de contratación, proceso de selección y evaluación de los proveedores.
  2. Supervisión y control a los acuerdos y contratos establecidos entre las partes.
  3. Solicitud de cotizaciones, servicios o productos, envío de órdenes de compra o pedido.
  4. Elaboración de registros contables y validación de procesos de facturación.
  5. Consulta y reporte a entidades, centrales de riesgo, autoridades de control y fiscalización.
  6. Cumplimiento de las obligaciones contractuales y de su objeto social.
  7. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
  8. Cualquier otra actividad relacionada con la adquisición de productos o servicios por parte de PCN POCIÓN S.A.S.
  9. Realizar transferencia, transmisión o compartir datos con terceros para diversos propósitos, incluyendo el procesamiento de datos, medios de comunicación, servicios tecnológicos, eventos, actividades asociadas y actividades de promoción y/o publicidad.
  10. Contactar al titular por cualquier medio autorizado por este para trámites, actuaciones y comunicaciones asociadas a los servicios de PCN POCIÓN S.A.S., incluyendo el envío de estados de cuenta, facturas, requerimientos a los correos electrónicos, SMS, entre otros medios electrónicos; y llamadas telefónicas.
  11. Utilizar, publicar, exhibir, producir, duplicar y distribuir reproducciones fotográficas, grabaciones en video o audio en las que participe, con fines publicitarios, comerciales y de marketing en redes sociales (Instagram, Facebook, TikTok, Twitter, etc.), siempre respetando el derecho a la honra, intimidad personal y propia imagen del titular.
  12. Verificar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal; (ii) inhabilidades e incompatibilidades; (iii) lavado de activos; (iv) financiación de terrorismo; (v) corrupción; (vi) soborno transnacional; (vii) buscados por la justicia; y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo. Asimismo, solicitar antecedentes o información a las entidades públicas o privadas legalmente facultadas para suministrarla.
  13. Los datos personales del proveedor serán empleados con el propósito de establecer controles de acceso a la infraestructura física de PCN POCIÓN S.A.S. y para el desarrollo de su actividad comercial.

14. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Gerencia General es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus datos, puede ponerse en contacto a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin, los cuales se identifican a continuación: su consulta, petición o reclamo podrá realizarse vía correo electrónico dirigiendo su comunicación a la siguiente dirección electrónica: callcenter@lapocion.com, o dirigir su comunicación física al domicilio de la sociedad, ubicado en la carrera 37 A # 6-57 oficina 401-501 en Santiago de Cali (Valle del Cauca). En la comunicación deberá incluir en el “asunto” el término “CONSULTA O RECLAMO DE HABEAS DATA”.

15. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de PCN POCIÓN S.A.S. Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

  1. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la cédula de ciudadanía.
  2. Solicitudes presentadas vía telefónica: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.

Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia del registro civil o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad.

Los apoderados deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

PARÁGRAFO. TRÁMITE DE LA CONSULTA. Una vez que PCN POCIÓN S.A.S. reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado.

Si llega a existir alguna inconsistencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.

Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, PCN POCIÓN S.A.S. procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que PCN POCIÓN S.A.S. considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación fijando una nueva fecha de respuesta que no podrá exceder del doble del término inicialmente previsto.

RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de PCN POCIÓN S.A.S. debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la sociedad.

PARÁGRAFO. TRÁMITE DE LA RECLAMACIÓN. El reclamo será formulado ante PCN POCIÓN S.A.S. acompañado de:

  1. El documento que identifique al Titular o su causahabiente.
  2. La descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. La dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones.
  4. Los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por la Empresa, se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.

Por el contrario, si la Compañía recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.

El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de que PCN POCIÓN S.A.S. no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.

16. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

De conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y lo establecido en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, se advierte a los titulares de la información y los datos tratados, así como a sus respectivos causahabientes, apoderados o representantes, que la consulta, reclamación, petición, solicitud o queja tramitada de conformidad al procedimiento establecido en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de la información o datos personales.

17. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS

a) Cláusula de Confidencialidad

Los trabajadores, clientes, proveedores y en general cualquier personal o los Encargados de PCN POCIÓN S.A.S. que pueda llegar a tener acceso a la información personal almacenada en archivos físicos y/o electrónicos, se deberán regir bajo una cláusula de confidencialidad mediante la cual se les prohíba de manera expresa divulgar cualquier información que conozcan en virtud del contrato bajo el cual se encuentren vinculados a la sociedad.

b) Bases de Datos Electrónicas

Para estas bases de datos deben implementarse, como mínimo, los siguientes controles:

  • El acceso físico donde están alojadas las bases de datos debe estar restringido, permitiendo el ingreso únicamente al personal autorizado por el área administrativa o gerencia.
  • Los usuarios finales no deben recibir acceso directo a la base de datos. Todo acceso a la información se realizará a través de aplicaciones e interfaces diseñadas para este propósito.
  • Las bases de datos deben estar situadas en instalaciones seguras, con condiciones ambientales óptimas para el correcto funcionamiento del hardware y protegidas mediante controles físicos y lógicos.

c) Bases de Datos Físicas

Para estas bases de datos deben implementarse, como mínimo, los siguientes controles:

  • El acceso físico a las áreas donde reposan las bases de datos físicas debe estar restringido únicamente a personal autorizado.
  • Las visitas de terceros deberán ser autorizadas previamente y estar acompañadas por personal designado.
  • La autorización para consultar la información debe ser otorgada por el administrador de la base de datos.
  • Debe prohibirse el ingreso y consumo de alimentos sólidos y líquidos en estas áreas.
  • Las bases de datos físicas deberán permanecer bajo llave o contar con mecanismos de seguridad adecuados.
  • Debe prohibirse el ingreso de elementos que permitan registrar o capturar la información contenida en los documentos.
  • El encargado de la base de datos deberá llevar una bitácora de ingresos, consultas, retiros y devoluciones de documentos.

18. ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR LAS PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS

Las peticiones, quejas o reclamos presentadas ante PCN POCIÓN S.A.S. serán atendidas, en primera instancia, por el área administrativa para el tratamiento de datos personales.

Dicho funcionario velará por el cumplimiento de la política y podrá correr traslado de las consultas, quejas o reclamos al Área Jurídica, en caso de requerir apoyo adicional para la solución del asunto.

19. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma, complementa las políticas asociadas y tendrá vigencia indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de datos personales será comunicado de forma oportuna a través de los canales de contacto correspondientes.




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HECTOR FABIO ARISTIZÁBAL GRISALES
Representante Legal